Datenschutz­erklärung

2. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

2.1 Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung (Nutzungsvertrag SaaS; Mietvertrag)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Rechtliche Verpflichtung (§ 147 AO, § 257 HGB)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigtes Interesse (IT-Sicherheit, Missbrauchsprävention)

Ergänzend gelten BDSG-neu, BetrKV, HeizkostenV, CO2KostAufG (DE) sowie DSG/MRG/HeizKG (AT) und revDSG/OR (CH).

2.2 Speicherdauer und Löschkonzept

Die Plattform unterscheidet zwischen Archivierung (Soft Delete) und dauerhafter Löschung (Hard Delete).

Modulspezifische Löschregeln: Immobilien werden archiviert (Hard-Delete nur ohne Abhängigkeiten). Mieter werden deaktiviert/reaktiviert (Hard-Delete nur ohne Fremddaten). Operative Verträge werden nicht hart gelöscht. Dokumente werden archiviert und wiederhergestellt. Nachrichten und Konversationen sind hart löschbar. Abrechnungen sind hart löschbar (kein Restore-Flow).

2.3 Datenminimierung

Pflichtfelder sind im UI gekennzeichnet. Optionale Felder können freiwillig befüllt werden. Mieter sehen im Portal ausschließlich ihre eigenen Daten.

2.4 Auftragsverarbeitung

Für Mieterdaten wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Der AVV regelt Weisungsgebundenheit, TOM, Subunternehmer und Unterstützung bei Betroffenenrechten.

2.5 Weitergabe an Dritte

2.6 Drittlandtransfer

Die Plattform wird auf Servern in Deutschland betrieben. Eine Übermittlung in Drittländer findet grundsätzlich nicht statt. Bei Nutzung eines S3-Anbieters außerhalb der EU/des EWR ist dies eine eigenverantwortliche Entscheidung des Kunden.

4. Datenverarbeitung im Auftrag des Vermieters (Mieterdaten)

4.1 Immobilienverwaltung

Tabellen: properties, units
Daten: Objektanschrift, Baujahr, Objekttyp, Grundstücksgröße, Energieausweis, Einheiten (Gebäudeteil, Etage, Nutzungsart, Zimmer, Flächen), Einheitencode (unit_code)
Zweck: Grundlage für Mietverträge und Nebenkosten
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Zugriff: Owner, Manager (voll); Assistant (eingeschränkt); Viewer (lesend)
Speicherdauer: Dauer des Immobilienbestands + 3 Jahre nach letztem Mietverhältnis

4.2 Mieterverwaltung

Tabellen: users, account_memberships, party_profiles
Daten: Vor-/Nachname, E-Mail, Telefon (opt.), Geburtsdatum (opt.), Anschrift, vorherige Adresse (opt.), Bankverbindung (IBAN, BIC, Bankname, Kontoinhaber), Offene Posten, Zahlungseingänge, Mahnhistorie, interne Notizen (versioniert, nur Vermieter)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b (Mietvertrag), lit. c (gesetzliche Pflicht), lit. f (Mahnwesen, Notizen)
Zugriff: Owner, Manager (voll); Assistant (eingeschränkt); Viewer (lesend); Mieter (nur eigene Daten)
Speicherdauer: Dauer des Mietverhältnisses + 3 Jahre

4.3 Mietverträge

Tabellen: leases, lease_tenants, lease_household_members, lease_handover_keys, lease_handover_conditions, deposit_transactions
Daten: Mietbeginn/-ende, Mietzins, Kaution, Staffelmiete/Indexmiete, Haushaltsmitglieder (Name, Geburtsdatum, Ein-/Auszug), Kündigung, Übergabeprotokolle, Kautionsverwaltung, Kleinreparaturklausel, Individualvereinbarungen
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c, lit. f DSGVO
Speicherdauer: Dauer des Vertrags + 3 Jahre; nur Entwürfe sind hart löschbar

4.4 WEG-Verwaltung (Add-on)

Tabellen: property_weg_owners, property_weg_unit_shares, property_weg_resolutions, property_weg_reserve_accounts, property_weg_reserve_movements
Daten: Eigentümer, Miteigentumsanteile, Beschlüsse, Rücklagen
Zugriff: Nur bei aktiviertem WEG-Add-on; Owner, Manager
Speicherdauer: Dauer der WEG-Verwaltung + 10 Jahre

4.5 Finanzierungsdaten (Add-on)

Tabellen: property_financings, property_loans, property_land_charges, property_loan_repayments, property_loan_rate_changes
Daten: Darlehensdaten, Grundschulden, Tilgungspläne, Bankverbindungen, CH-Steuerfelder (swiss_*)
CH-Besonderheit: swiss_*-Felder können im Schweizer Kontext als besondere Kategorie personenbezogener Daten gelten (revDSG).
Zugriff: Nur bei aktiviertem Finanzierungs-Add-on; Owner, Manager
Speicherdauer: Dauer der Finanzierung + 10 Jahre

4.6 Belege und Dokumente

Tabellen: documents, document_categories
Daten: Hochgeladene PDFs/Bilder/Textdateien, MIME-Typ, Dateigröße, Upload-Datum, Zuordnungen (Objekt, Einheit, Mieter, Vertrag, Darlehen, Grundschuld)
Zugriff: Mieter sehen nur ihnen zugewiesene Dokumente
Speicherdauer: Archivierung/Wiederherstellung; Frist je Dokumenttyp 3–10 Jahre

4.7 Nebenkostenabrechnung

Tabellen: utility_cost_entries, utility_settlements, utility_settlement_tenant_allocations, co2_cost_splitting_results, energy_invoices, fuel_inventory_lots, dunning_logs, receivables, payments
Daten: Kostenpositionen, Verteilregeln, Abrechnungen, CO₂-Aufteilung (CO2KostAufG), Mahnwesen, Zahlungen
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c (HeizkostenV, BetrKV, CO2KostAufG), lit. f (Mahnwesen)
Speicherdauer: Abrechnungen hart löschbar; gesetzliche Aufbewahrung 10 Jahre

4.8 Zählerstände

Tabellen: meters, meter_readings
Daten: Zählertyp, Seriennummer, Ablesedatum, Zählerstand, Belegfotos (opt.)
Zugriff: Mieter: nur eigene Zähler, mit Meldefunktion
Speicherdauer: Zähler über Statuswechsel; Messwerte hart löschbar

4.9 Nachrichten

Tabellen: conversations, conversation_participants, messages
Daten: Betreff, Teilnehmer, Nachrichteninhalte, Zeitstempel, Lesestatus, Dateianhänge
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. f DSGVO
Zugriff: Nur Konversationsteilnehmer
Speicherdauer: Nachrichten und Konversationen hart löschbar

4.10 Aufgaben und Fristen

Tabellen: tasks, task_categories
Daten: Beschreibung, Priorität, Status, Fälligkeit, Zuweisung zu Objekt/Einheit/Mieter
Speicherdauer: Aufgaben archiviert/wiederhergestellt; Kategorien hart löschbar

4.11 Aktivitäten-Log (Audit-Trail)

Tabelle: activity_events
Daten: Zeitstempel, Aktionstyp, Entität, Benutzer, Payload (JSONB)
Zweck: Nachvollziehbarkeit, Revisionssicherheit
Zugriff: Owner, Manager; kein Zugriff für Mieter

6. Betroffenenrechte (Art. 12–23 DSGVO)

6.1 Für Vermieter/Kunden

6.2 Für Mieter

8. Cookies und Tracking

Die Plattform verwendet ein technisch notwendiges Session-Cookie (session): HttpOnly, Secure (in Produktion), SameSite=Lax, läuft beim Schließen des Browsers ab. Ein CSRF-Token dient ausschließlich der Sicherheit.

Kein Einsatz von: Analyse-Cookies (Google Analytics, Matomo), Marketing-Cookies (Facebook Pixel, Google Ads), Third-Party-Cookies, Browser-Fingerprinting, Profiling, automatisierten Einzelentscheidungen (Art. 22 DSGVO).

10. Kontakt und Beschwerde

10.4 Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für Mieter sind Beschwerden primär an den Vermieter als Verantwortlichen zu richten.